Hal-hal
yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Kadang kala pesan yang
disampaikan oleh pemimpin tidak terorganisasi dengan baik, hal ini bisa saja
terjadi disebabkan ole beberapa hal:
1. Bertele-tele
Pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang
menyebabkan pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahaminya.
2. Memasukkan
bahan-bahan yang tidak relevan
Penyampaian informasi yang tidak relevan hanya
membuang waktu, sehingga pesan-pesan yang disampaikan tidak jelas dan sulit
dipahami. Untuk itulah kita menyampaikan informasi yang relevan saja kepada
audiens.
3. Menyajikan
Ide-ide secara tidak logis
Hal ini menyebabkan komunikasi antara komunikator
dengan audiens akan sulit untuk dipahami. Untuk itu, penyampaian ide juga harus
dapat diterima oleh logika kita agar tidak terjadi pemahaman bermakna lain.
4. Informasi
penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Bahan yang seharusnya menjadi topik bahasan
terabaikan oleh karena pembahasan hal-hal yang hanya bersikap sebagai pelengkap
atau pendukung saja, sehingga poin penting dari bahasan tak tersampaikan.
Pentingnya
Pengorganisasian yang Baik
Untuk mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang
baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan:
a)
Subjek dan tujuan haruslah jelas.
b)
Semua informasi harus berhubungan dengan
subjek dan tujuan.
c)
Ide-ide harus dikelompokkan dan
disajikan dengan cara yang logis.
d)
Semua informasi yang penting harus sudah
tercakup.
Apabila
pengorganisasian yang baik ini sudah dilakukan maka kita akan memperoleh
manfaat seperti:
a)
Membantu audiens memahami suatu pesan,
dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide yang logis dan
runtun, informasi yang relevan , audiens dengan mudah dapat memahami
maksud/tujuan pesan.
b)
Membantu audiens menerima suatu pesan,
pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam
memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan
tersebut.
c)
Menghemat waktu, dimana penyampaian
informasi atau ide-ide yang relevan akan menghemat waktu audiens tanpa harus
memeras otak mereka dan mengerutkan dahi.
d)
Mempermudah pekerjaan komunikator,
dikarenakan penyampaian pesan disampaikan dengan pengorganisasian yang baik
sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Maka pekerjaan berjalan
dengan baik, cepat, dan efisien. Inilah hal yang sangat penting dalam dunia
bisnis.
Pengorganisasian
Pesan-pesan Melalui Outline
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline
dapat dilakukan melalui dua tahapan:
1.
Mendefinisikan dan mengelompokkan ide.
2.
Menetapkan urutan ide melalui
perencanaan organisasional
Susunan suatu outline secara garis besar dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan:
·
Mulailah dengan penentuan ide pokok, ini
merupak titik awal untuk membuat outline, dimana hal ini dapat dirangkum dalam
dua hal:
(a)
apa yang anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya.
(b)
alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.
·
Nyatakan poin-poin pendukung yang
penting
·
Ilustrasi dengan bukti-bukti yang
berhasil dikumpulkan, semakin banyak bukti yang disajikan, outline yang dibuat
pun akan menjadi semakin baik.
Menentukan
urutan dengan rencana Organisasional
Dapat dilakukan melalui pendekatan langsung dan
tidak langsung.
Pendekatan
langsung
Sering disebut dengan pendekatan deduktif (deductive
approach). Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti
pendukungnya, digunakan saat audiens cenderung positif atau menyenangkan.
Pendekatan
tidak langsung
Sering disebut dengan pendekatan induktif (inductive
approach), bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya,
digunakan saat audiens cenderung negative atau tidak menyenangkan.
Direct
Request
Tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah
penyampaian yang langsung pada poin yang dituju, ini dapat berbentuk surat
maupun memo. Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan
langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
Pesan-pesan
rutin, Good News, atau Goodwill
Ini lebih cocok digunakan dengan menggunakan
pendekatan langsung, jika ingin menyampaikan suatu informasi.
Pesan-pesan
Bad News
Jika anda ingin menyampaikan berita yang kurang
menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan
surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
Pesan-pesan
persuasif
Ini dapat dilakukan dengan pendekatan tidak
langsung, dimana hal ini dapat dilakukan untuk membuka pikiran audiens dengan
melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Reaksi
Audiens Rencana
Organisasional Pembuka Isi Penutup
|
Tertarik
|
Direct request
|
Mulai dengan permintaan atau ide pokok
|
Rinci/detail
|
Rasa hormat dan adanya tindakan khusus
|
|
Senang
|
Pesan rutin, good news, goodwill
|
Mulai dengan ide pokok atau good news
|
Rinci/detail
|
Rasa hormat, referensi ke good news
|
|
Tidak senang
|
Bad news, pernyataan netral sebagai
transisi ke bad news
|
Mulai dengan pernyataan netral,
nyatakan bad news, dan beri saran positif
|
Beri alasan yang rasional dan logis
|
Rasa hormat
|
|
Tidak tertarik
|
Pesan persuasif
|
Mulai dengan pernyataan yang
mengundang perhatian
|
Tumbuhkan hasrat audiens
|
Perlu tindakan
|