PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik

Kadang kala pesan yang disampaikan oleh pemimpin tidak terorganisasi dengan baik, hal ini bisa saja terjadi disebabkan ole beberapa hal:

1.    Bertele-tele

Pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang menyebabkan pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahaminya.

2.    Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

Penyampaian informasi yang tidak relevan hanya membuang waktu, sehingga pesan-pesan yang disampaikan tidak jelas dan sulit dipahami. Untuk itulah kita menyampaikan informasi yang relevan saja kepada audiens.

3.    Menyajikan Ide-ide secara tidak logis

Hal ini menyebabkan komunikasi antara komunikator dengan audiens akan sulit untuk dipahami. Untuk itu, penyampaian ide juga harus dapat diterima oleh logika kita agar tidak terjadi pemahaman bermakna lain.

4.    Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

Bahan yang seharusnya menjadi topik bahasan terabaikan oleh karena pembahasan hal-hal yang hanya bersikap sebagai pelengkap atau pendukung saja, sehingga poin penting dari bahasan tak tersampaikan.

Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan:

a)      Subjek dan tujuan haruslah jelas.

b)      Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

c)      Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

d)     Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Apabila pengorganisasian yang baik ini sudah dilakukan maka kita akan memperoleh manfaat seperti:

a)      Membantu audiens memahami suatu pesan, dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide yang logis dan runtun, informasi yang relevan , audiens dengan mudah dapat memahami maksud/tujuan pesan.

b)      Membantu audiens menerima suatu pesan, pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

c)      Menghemat waktu, dimana penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan akan menghemat waktu audiens tanpa harus memeras otak mereka dan mengerutkan dahi.

d)     Mempermudah pekerjaan komunikator, dikarenakan penyampaian pesan disampaikan dengan pengorganisasian yang baik sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Maka pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Inilah hal yang sangat penting dalam dunia bisnis.

Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahapan:

1.      Mendefinisikan dan mengelompokkan ide.

2.      Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasional

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

·         Mulailah dengan penentuan ide pokok, ini merupak titik awal untuk membuat outline, dimana hal ini dapat dirangkum dalam dua hal:

(a) apa yang anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya.

(b) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.

·         Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

·         Ilustrasi dengan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan, semakin banyak bukti yang disajikan, outline yang dibuat pun akan menjadi semakin baik.

Menentukan urutan dengan rencana Organisasional

Dapat dilakukan melalui pendekatan langsung dan tidak langsung.

Pendekatan langsung

Sering disebut dengan pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya, digunakan saat audiens cenderung positif atau menyenangkan.

Pendekatan tidak langsung

Sering disebut dengan pendekatan induktif (inductive approach), bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya, digunakan saat audiens cenderung negative atau tidak menyenangkan.

Direct Request

Tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju, ini dapat berbentuk surat maupun memo. Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

Pesan-pesan rutin, Good News, atau Goodwill

Ini lebih cocok digunakan dengan menggunakan pendekatan langsung, jika ingin menyampaikan suatu informasi.

Pesan-pesan Bad News

Jika anda ingin menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

Pesan-pesan persuasif

Ini dapat dilakukan dengan pendekatan tidak langsung, dimana hal ini dapat dilakukan untuk membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Reaksi Audiens  Rencana Organisasional    Pembuka               Isi                     Penutup

Tertarik	Direct request	Mulai dengan permintaan atau ide pokok	Rinci/detail	Rasa hormat dan adanya tindakan khusus
Senang	Pesan rutin, good news, goodwill	Mulai dengan ide pokok atau good news	Rinci/detail	Rasa hormat, referensi ke good news
Tidak senang	Bad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news	Mulai dengan pernyataan netral, nyatakan bad news, dan beri saran positif	Beri alasan yang rasional dan logis	Rasa hormat
Tidak tertarik	Pesan persuasif	Mulai dengan pernyataan yang mengundang perhatian	Tumbuhkan hasrat audiens	Perlu tindakan