sekilas tentang SIM

Easibility Study (studi kelayakan) adalah studi awal untuk merumuskan yang dibutuhkan oleh pemakai akhir seperti kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan kelayakan proyek yang diusulkan. Tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi sistem alternatif dan mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan. Kelayakan usulan sistem bisnis dapat dievaluasi dala empat kategori besar. Organizational Feasibility (kelayakan organisasional) berfokus pada sebaik apakah dukungan sistem yang diusulkan terhadap prioritas bisnis strategis organisasi. Economic Feasibility (kelayakan ekonomi) berhubungan dengan apakah penghematan biaya, peningkatan pendapatan, peningkatan keuntungan, pengurangan investasi yang diperlukan, dan manfaat lain yang diharapkan akan melebihi biaya pengembangan dan biaya operasional sistem yang diusulkan. Cost/Benefit Analysis (analisis manfaat). Analisis manfaat biasanya termasuk dalam studi kelayakan. Jika biaya dan manfaat bisa dihitung, hal ini disebut berwujud (tangible), jika tidak bisa dihitung disebut tak berwujud (intangible).

Tahapan-tahapan dalam pebuatan dan penelitian studi kelayakan hendaknya dilakukan sacara benar dan lengkap. Setiap tahapan memiliki berbagai aspek yang harus diteliti, diukur dan dinilai sesuai dengan ketentuan. Ada beberapa aspek yang perlu dikaji untuk menentukan kelayakan suatu usaha. Masing-masing aspek tidak berdiri sendiri,tetapih saling berkaitan jika satu aspek tidak tepenuhi, perlu dilakukan perbaikan atau tambahan. Urutan penilaian aspek mana yang harus didahulukan tergantung pada persiapan penilai dan kelengkapan data yang ada. Dalam hal ini dengan pertimbangan prioritas mana yang harus didahulukan dan nama yang berikutnya.

Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :

1.        System Development Life Cycle (SDLC)

System Life Cycle (SLC) adalah proses evolusi yang diikuti oleh pelaksanaan system informasi dasar-dasar atau subsistem. Telah ada pendekatan implementasi tradisional sepanjang era komputer, dan ada perjanjian umum antara ahli-ahli komputer sehubungan dengan tugas-tugas yang dilaksanakan. Siklus pengembangan sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2011) merupakan proses multilangkah yang menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan sebuah solusi sistem informasi. Terdapat lima langkah dari proses pengembangan sistem informasi, yaitu:

·         Investigasi sistem, Produk dari tahap ini adalah studi kelayakan sebagai studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir dan kelayakan proyek yang diusulkan dalam proses pengembangan sistem yang dapat memakan biaya besar. Studi kelayakan juga harus memperhatikan seluruh faktor-faktor baik kelayakan organisasional, ekonomi, teknis, maupun operasional. Langkah yang dilakukan adalah 1) Tentukan bagaimana menanggapi peluang dan prioritas bisnis; 2) Lakukan studi kelayakan untuk menentukan apakah sistem bisnis yang baru dan lebih baik merupakan solusi yang layak; 3)Kembangkan rencana manajemen proyek dan dapatkan persetujuan manajemen.

·         Analisis sistem, Produk dari tahap analisis sistem ini adalah persyaratan fungsional sebagai dasar desain sistem informasi baru. Langkah yang dapat dilakukan yaitu: 1) Analisis kebutuhan informasi karyawan, pelanggan, dan pemilik kepentingan bisnis lainnya 2) Kembangkan persyaratan fungsional sistem yang dapat memenuhi prioritas bisnis dan kebutuhan semua pemilik kepentingan. Misalnya mengukur kelayakan aplikasi bisnis e-commerce, maka dikaji kelayakan ekonomi, kelayakan teknis, dan kelayakan operasional.

·         Desain sistem, Langkah yang dapat dilakukan dengan mengembangkan spesifikasi untuk hardware, software, orang-orang, jaringan, dan data serta produk informasi yang dapat memenuhi persyaratan fungsional dari sistem informasi bisnis yang diusulkan. Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik.

·         Implementasi sistem, Langkah yang dapat dilakukan yaitu: 1) Kembangkan hardware dan software 2) uji sistem dan latih orang-orang untuk mengoperasikan dan menggunakannya 3) Ubah ke sistem bisnis yang baru 4) kelola pengaruh perubahan sistem terhadap pemakai akhir. Program komputer yang ditulis menggunakan bahasa pemrograman konvensional atau aplikasi generator. Alat pemrograman seperti kompiler, Juru, Debuggers digunakan untuk menghasilkan kode.

·         Pemeliharaan sistem, langkah yang dapat dilakukan menggunakan proses tinjauan pasca implementasi untuk mengawasi, mengevaluasi dan memodifikasi sistem bisnis sesuai kebutuhan.

2.        Rapid Application Development

Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.

3.        Object Oriented Analysis and Development

Merupakan program dengan menggunakan objek untuk mendisain aplikasi dan program komputer. Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. sistem yang dirancang akan dibuat berdasarkan kolaborasi dari objek yang digunakan. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.

Secara umum prioritas aspek-aspek yang perlu dilakukan dalam studi kelayakan adalah sebagai berikut:

1.        Aspek Hukum

Dalam aspek ini yang akan dibahas adalah masalah kelengkapan dan keabsahan dokumen perusahaan, mulai dari bentuk badan usaha sampai surat izin-izin yang dimiliki. Kelengkapan dan keabsahan dokumen sangat penting karena hal ini merupakan dasar hukum yang harus dipegang apabila di kemudian hari timbul masalah. Keabsahan dan kesempurnaan dokumen dapat diperoleh dari pihak-pihak yang akan menerbitkan atau mengeluarkan dokumen tersebut. Dokumen yang diperlukan meliputi :

·         Bentuk badan usaha serta keabsahannya dan untuk badan usaha tertentu, seperti perseroan terbatas atau yayasan harus disahkan oleh Departemen Kehakiman ;

·         Tanda Daftar Perusahaan (TDP);

·         Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

Di samping dokumen diatas, perusahaan juga harus memiliki izin-izin tertentu sesuai dengan jenis bidang usaha perusahaan. Izin-izin tersebut antara lain :

·         Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP),

·         Surat Izin Usaha Industri (SIUI),

·          Izin Usaha tambang,

·         Izin Usaha Perhotelan dan parawisata,

·         Izin Usaha Farmasi dan rumah sakit,

·         Izin Usaha Pertenakan dan Pertanian,

·         Izin Usaha domisili, di mana perusahaan/lokasi proyek berbeda,

·         Izin gangguan,

·         Izin Mendirikan Bangunan (IMB),

·         Izin Ternaga kerja asing jika perusahaan menggunakan tenaga kerja asing.

Di samping keabsahan dokumen di atas, yang tidak kalah pentingnya adalah penelitian dokumen lainya, yaitu :

a.    Bukti dari (KTP dan SIM)

b.    Sertifikat tanah,

c.    Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB),

d.    Serta surat-surat atau sertifikat lainnya yang diangap perlu.

Mengenai hal ini, untuk lebih jelasnya dapat dibaca lagi dalam Bab III, yaitu tentang cara memulai usaha.

2.        Aspek Pasar dan Pemasaran

Setiap usaha yang akan dijalankan harus memiliki pasar yang jelas. Factor ada tidaknya konsumen yang akan membeli dan besarnya pasar yang ada perlu diketahui terlebih dahulu. Disamping itu, perusahaan juga harus mengetahui perilaku konsumen sebagai calon pembeli dan persaingan yang ada, baik saat ini maupun yang akan datang. Setelah

itu, perusahaan mengatur strategi pemasaran yang tepat untuk meraup komsumen.
Dalam aspek pasar dan pemasaran hal-hal yang perlu dijabarkan adalah :

a. Ada tidaknya pasar, (komsumen calon pembeli);

b. Jika ada, seberapa besar pasar yang ada (pasar nyata dan pasar pontesial);

c. Bagaimana peta kondisi pesaing terutama untuk produk sejenis sekarang;

d. Bagaimana perilaku komsumen (menyakut selera dan kebiasaan);

e. Srategi apa yang harus dijalankan untuk memenangkan persaingan dan merebut pasar yang ada sekarang dan yang akan datang. Untuk mengetahui ada tidaknya pasar dan beberapa besarnya pasar baik pasar nyata, pontesi pasar yang ada, maupun perilaku konsumen, maka perlu dilakukan riset pasar. Riset pasar dilakukan dengan cara :

1)   Terjun langsung ke lapangan melalui observasi, wawancara, maupun kuesioner.

2)   Mengumpulkan data dari berbagai sumber. Setelah diketahuin pasar nyata dan potensi pasar yang ada barulah disusun srategi pemasarannya yang meliputi :

·      Strategi produk,

·      Strategi harga,

·      Strategi lokasi dan distribusi,

·      Strategi promosi.

Masing-masing strategi dapat dibaca ulang dalam Bab XII tentang strategi pemasaran.
3.    Aspek Keuangan

Dalam aspek keuangan hal-hal yang perlu digambarkan adalah jumlah investasi, biaya-biaya, dan pendapatan yang akan diperoleh. Besarnya investasi berakti jumlah dana yang akan dibutuhkan, baik untuk modal investasi pembelian aktiva tetap maupun modal kerja. Selain itu, juga biaya-biaya yang diperlukan selama umur investasi dan pendapatan. Semua ini pada akhirnya dibuat seperti dalam bab sebelumnya, yaitu menilai jumlah kebutuhan investasi dan pembuatan cash flow. Setelah itu baru dinilai kelayakan usaha melalui metode penelian investasi.
Metode penelitian yang akan digunakan antara lain :

·      Payback period,

Metode payback period (PP) merupakan teknik penilaian terhadap jangka waktu (Periode) pengembalian investasi suatu proyek atau usaha. Artinya, seberapa lama uang yang diinvestasikan itu akan kembali.

·      Average Rate of Return,

Average Rate of Return (ARR) merupakan cara untuk mengukur rata-rata pengembalian bunga dengan cara membandikan antra rata-rata laba sebelum pajak (EAT) dengan rata-rata investasi.

·      Net Present Value,

Net Present Value (NVF) atau nilai bersih sekarang merupakan perbandingan antara PV Kas bersih (PV of proceed) dengan PV investasi (capital outlays) selama umur investasi. Selisih antara nilai kedua PV tersebut dikenal dengan Net Present Value (NPV).
Internal Rate of Return (IRR) merupakan alat untuk mengukur tingkat pengembalian hasil intern.

·      Internal Rate of Return,

·      Profitability Index,

·      Break Event Point,

·      Serta rasio-rasio keuangan.

4.     Aspek Teknik/Operasi

Dalam aspek teknis atau operasi yang akan digambarkan secara lengkap adalah mengenai;
a. Lokasi usaha, baik kantor pusat, cabang, pabrik, atau gudang (penelitian mengenai lokasi meliputi berbagai pertimbangan, apakah harus dekat dengan pasar, bahan baku, tenaga kerja, pemerintahan, lembaga keuagan, pelabuhan, atau pertimbangan lainnya);

b. Penentuan layout gedung, mesin dan peralatan, serta layout ruangan sampai pada usaha perluasan selanjutnya ;

c. Teknologi yang digunakan (penggunanaan teknologi padat karya, maka akan member kesempatan kerja, namun jika padat modal justru sebaliknya. Mengenai hal ini untuk lebih jelasnya dapat dibaca lagi dalam bab IX tentang penetuan lokasi dan layout.

5.    Aspek Manajemen/Organisasi

Dalam aspek manajemen dan organisasi yang perlu diteliti dan dinilai adalah;

a. Pemilik usaha (jumlah dan komposisi modal);

b.Pengolahan usaha (manajemen) dengan jumlah serta kualifikasi (pendidikan yang berpengalaman);

c.  Struktur organisasiyang ada sekarang, sarta gambaran mengenai jabatan;

d.  Rencana kerja seperti pencapaian target, sasaran dan tujuan.

Untuk lebih jelas mengenai hal ini dapat dibaca lagi dalam Bab IV yaitu tentang bentuk

organisasi usaha.

6.   Aspek Ekonomi Sosial

Gambaran dalam aspek ekonomi adalah untuk melihat seberapa besar pengaruh yang ditimbulkan jika proyek tersebut dijalankan. Pengaruh tersebut terutama terhadap ekonomi secara luas serta dampak sosialnya terhadap masyarakat secara keseluruhan. Dampak ekonomi mengabarkan ;

a.   Jumlah  tenaga kerja yang tertampung, baik yang berkerja di pabrik ataupun masyarakat diluar lokasi pabrik;

b.   Penikatan pendapatan masyarakat. Demikian pula, perusahaan perlu mencantumkan dampak sosial yang ada dalam hasil penelitian. Dampak sosial yang muncul akibat adanya usaha berupa tersedianya sarana dan prasarana, antara lain;

a.    Pembanggunan jalan,

b.    Pemanggunan jembatan,

c.    Penerangan,

d.    Sarana telepon,

e.    Sarana air minum,

f.    Tempat kesehatan,

g.    Lembaga pendidikan,

h.    Sarana olahraga,

i.     Sarana ibadah,

j.     Sarana lainnya.

7.    Aspek Dampak lingkungan

Aspek dampak lingkungan merupakan analisis yang paling dibutuhkan pada saat ini karena setiap proyek yang dijalankan akan memiliki dampak sangat besar terhadap lingkungan di sekitarnya. Dampak lingkungan yang perlu diperhatian antara lain;

a.    Terhadap tanah,

b.    Terhadap air,

c.    Terhadap udara,

d.    Terhadap kesehatan manusia.

Pada akhirnya pendirian usaha akan berdapak terhadap kehidupan fisik, flora, dan fauna yang ada disekitar usaha secara keseluruhan.

Prototyping berada pada tahap design dari langkah langkah dalam siklus pengembangan suatu sistem informasi digunakan untuk membantu pengembang sistem informasi dalam membentuk model dari perangkat lunak yang akan dibuat, dengan membuat model dapat diketahui kebutuhan pengguna yang mungkin saja sulit untuk ditentukan. Sebelum pengguna menentukan bahwa kebutuhannya telah dapat ditangkap secara lengkap oleh pembuat sistem informasi maka biasanya dibuat beberapa kali perubahan model yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Model prototipe yang dibuat tersebut dapat berupa Bentuk prototype di atas kertas dengan skema  yang menggambarkan interaksi antara pengguna yang mungkin terjadi, Working prototype, model implementasi dari sebagian fungsi yang nanti akan digunakan dari yang ditawarkan perangkat lunak dan model yang menggunakan program jadi yang melakukan sebagian atau seluruh fungsi yang akan dilakukan, tapi masih ada fitur yang masih dikembangkan. Oleh karena itu prototyping dapat digunakan sebagai suatu teknik yang efektif untuk meningkatkan  proses pembangunan sistem mengingat prototyping menggabungkan berbagai langkah dalam siklus pengembangan sistem dan mengubah berbagai peran pakar SI dan pemakai akhir melalui berbagai tahapan sebagai berikut:

·         Identifikasi kebutuhan bisnis pemakai akhir

Para pemakai akhir mengidentifikasi kebutuhan bisnis mereka dan menilai kelayakan beberapa alternatif solusi sistem informasi.

·         Pengembangan prototipe sistem bisnis

Membangun prototyping aplikasi pengembangan  dengan membuat model sebagai uji coba yang mewakili kebutuhan pengguna secara garis besar.

·         Revisi prototipe kedalam bentuk yang mendekati kebutuhan end user

Prototipe sistem bisnis diuji, dievaluasi, dan dimodifikasi berulang-ulang hingga para pemakai akhir dapat menerimanya. Revisi prototipe agar memenuhi kebutuhan pemakai akhir.

·         Memelihara sistem bisnis yang telah diterima

Sistem bisnis yang diterima dapat dimodifikasi dengan mudah karena sebagian besar dokumentasi sistem disimpan dalam disk.

Pembuatan prototipe (prototyping) adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja atau prototipe, dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif dan berulang-ulang yang dapat digunakan oleh ahli SI dan praktisi bisnis Berikut adalah contoh pengembangan sistem berbasis prototipe untuk aplikasi bisnis yaitu:

1)      Tim. Beberapa pemakai akhir dan pengembang SI membentuk tim untuk mengembangkan aplikasi bisnis.

2)      Skematis. Desain skematis prototipe awal dikembangkan

3)      Prototipe. Skematis diub\ah menjadi prototipe tunjuk dan klik sederhana dengan menggunakan alat pembuat prototipe.

4)      Presentasi. Beberapa koneksi rutin dan layar disajikan ke pemakai.

5)      Tanggapan. Prototipe diulangi setelah menerima tanggapan dari pemakai.

6)      Konsultasi. Dilakukan untuk mengidentifikasi perbaikan potensial dan kesesuaian dengan standar yang ada.

7)      Penyelesaian. Prototipe dikonversi

Cara melakukan pengelolaan keuangan untuk start-up business

Modal start up digunakan untuk memulai usaha, seperti perizinan, peralatan, dan promosi. Selanjutnya, saat usaha mulai berjalan, maka diperlukan modal untuk gaji karyawan, bahan baku, promosi bulanan, transportasi dan komunikasi, dan lainnya. Untuk modal awal (start up), sebaiknya tidak besar. Intinya, modal awal harus bisa dihemat. Misalkan untuk tempat dan peralatan, bisa gunakan rumah dan alat sendiri dulu, setelah berkembang, baru boleh memikirkan untuk lokasi dan peralatan yang mungkin lebih baik. Untuk sumber permodalan memang yang paling aman adalah modal yang disiapkan sendiri, sehingga tidak ada kewajiban dikemudian hari. Namun jika tidak, maka kita perlu mencari dan mengakses sumber-sumber pendanaan lain, namun tetap mengedepankan yang termurah, dan termudah. Tidak disarankan berhutang untuk modal usaha, tapi coba tawarkan pola kerja sama kepada mitra, sehingga bisa menjadi modal patungan. Jika modal sendiri kurang dan modal patungan tidak ada, jangan sekal-kali gunakan modal hutangan, apalagi jika Anda belum punya pengalaman berbisnis. Kecuali jika nanti usaha Anda sudah mulai berkembang, dan sudah mendapatkan pelanggan, risikonya akan lebih kecil, karena sudah punya pengalaman dan punya kemampuan untuk menghasilkan arus kas.

Pengelolaan keuangan

a)    Pertama yang harus dilakukan dalam mengelola keuangan dalam bisnis adalah susunlah sebuah daftar value, setiap pelau usaha memiliki daftar valu yang tidak sama hal ini tergantung dengan harapan dan keinginan personal masing-masing, namun yang perlu kita tekankan dan garisbawahi adalah dahulukan sebuah value yang menjadi kebutuhan jangan dahulukan sebuah value yang menjadi keinginan seperti misalnya kita menginginkan sebuah mobil namun meningkapi perkembangan bisnis yang positif pembukaan cabang baru lebih dibutuhkan, maka utamakan kebutuhan dahulu kesampingkan keinginan.

b)    Kedua adalah mengatur target, saat berbisnis kita harus memiliki target. Setelah target di catatkan maka usaha selanjutnya adalah mencanangkan setiap usaha untuk merealisasikan target tersebut. Mencatat pengeluaran dan pendapatan, usahakan pendapatan selalu memiliki surplus dibandingkan dengan pengeluaran, pendapatan yang selalu surplus akan membawa dan memberi energi postitif yang baik dalam berbisnis.

c)    Ketiga adalah merencanankan anggaran, susun dan rencanakan anggran sesuai dengan apa yang anda perlukan dalam merangsang dan meningkatkan bisnis ke arah kemajuan. Semakin baik rencana anggaran yang disusun maka akan semakin baik pula perkembangan bisnis yang sedang kita jalankan. Dan tips mengelola keuangan dalam bisnis yang terakhir adalah mengembangkn uang, setiap laba yang kita peroleh usahakan dikembangkan menjadi investasi yang lebih baik, selagi usaha masih berkembang maka perkuat aspek untuk memperkuat dan meningkatakn usaha kita dengan cara mengembangakan uang hasil dari laba yang kita peroleh bersih menjadi aplikasi akhir.

1)      Penerimaan. Pemakai meninjau dan menerima sistem bisnis yang baru.

2)      Instalasi. Software bisnis yang baru diinstal pada server jaringan.

Penganggaran Modal

Selama desain sistem, beberapa pendekatan altematif untuk memenuhi persyaratan sistem baru yang akan dikembangkan, Berbagai ukuran kelayakan kemudian digunakan untuk mempersempit berbagai altematif tersebut. Teknik penganggaran modal digunakan untuk mengevaluasi manfaat ekonomis dari setiap altematif. Tiga teknik penganggaran modal yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

Periode pengembalian.

Angka ini menyajikan jumlah tahun yang dibutuhkan agar penghematan bersih seimbang dengan biaya awal dari investasi tersebut. Proyek dengan periode pengembalian tercepat biasanya merupakan proyek yang akan dipilih.

Nilai sekarang bersih (net present value-NPV).

Apabila menggunakan metode NPV, semua arus kas di masa mendatang didiskontokan kembali hingga ke saat ini, dengan menggunakan tarif diskonto yang mencerminkan nilai waktu uang. Biaya pengeluaran awal dikurangi. dari arus kas yang didiskontokan untuk mendapatkan angka NPV. NPV yang positif menunjukkan bahwa altematif tersebut secara ekonomi layak. Ketika membandingkan beberapa proyek, proyek yang memiliki angka NPV terbesarlah yang biasanya diterima.

Internal rate of return (IRR).

IRR adalah tarif suku bunga efektif yang menghasilkan NPV nol. IRR sebuah proyek akan dibandingkan dengan tingkat minimum yang dapat diterima untuk menetapkan diterima atau ditolaknya proyek tersebut. Ketika membandingkan beberapa proyek, proposal dengan nilai IRR tertinggi yang biasanya akan dipilih.